Perencanaan dan Persiapan
Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok
untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi
langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan
oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting)
merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan
untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, biasanya kita menyebutnya dengan istilah 5W+1H, yaitu sebagai berikut :
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, biasanya kita menyebutnya dengan istilah 5W+1H, yaitu sebagai berikut :
- Why? Mengapa
rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat
tersebut.
- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk
menentukan tempat penyelenggaraan rapat.
- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Adapun hal-hal yang harus
dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.
2. Menentukan
Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.
Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.
4. Membuat Daftar Hadir Rapat
Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat
Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.
7. Mempersipkan Ruang Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.
8. Akomodasi atau Penginapan
Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.
9. Transportasi
Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.
10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah ditentukan.
A. Cara menyampaikan
pendapat dalam rapat
1. Jadilah
Pendengar yang Baik
Simak semua materi dan
pembicaraan dalam rapat. Sebisa mungkin dengarkan setiap pendapat yang
disampaikan oleh peserta rapat. Dengan demikian anda dapat menyusun respon yang
relevan dan tidak keluar dari topik bahasan rapat. Fokuslah terhadap rapat yang
anda ikuti, agar anda tidak perlu bersikap pasif. Sikap aktif anda diharapkan
dalam menjadi kontribusi yang baik dalam tujuan rapat.
2. Jangan
Takut Untuk Menyampaikan Ide
Tak ada salahnya anda
menyampaikan sebuah ide kreatif dalam rapat, namun tetap sesuaikan dengan alur
topik dalam materi rapat. Jangan takut dan malu mengemukakan pendapat atau ide
anda. Namun jangan sampaikan ide atau pendapat yang keluar jalur materi dalam
rapat, atau bersifat abstrak.
3. Singkat,
Padat, Jelas dan Berisi.
Gunakan gaya bicara yang
menggunakan bahasa yang baik dan tidak bertele-tele. Sampaikan segala sesuatu
dengan singkat, padat, jelas, berisi dan mudah dipahami oleh peserta rapat.
Jangan berbicara terlalu cepat atau terlalu lirih, agar semua peserta rapat
dapat mendengar yang anda sampaikan.
4.
Melatih dan Mengasah Kemampuan Diri
Semakin anda sering
mengikuti rapat, maka anda semakin terbiasa menghadapi rapat. Maka anda dapat
semakin melatih dan mengasah kemampuan diri untuk berbicara di dalam rapat
khususnya, dan di depan orang banyak pada umumnya.
5. Kemampuan
Mengendalikan Ego dan Emosi
Perdebatan atau perbedaan
pendapat dapat terjadi dalam sebuah rapat. Usahakan agar anda mampu
mengendalikan ego dan emosi dalam diri anda. Jangan mudah terpancing oleh
suasana yang justru dapat menyudutkan anda atau orang lain. Perhatikan
kesempatan yang tepat, kapan saat yang baik untuk membuka dan menyampaikan
segala sesuatu yang ingin anda sampaikan dalam sebuah rapat. Dan cobalah untuk
tetap dapat menghargai pendapat atau masukan dari orang lain.
Cara memimpin rapat
yang baik
1. Membuka
rapat dengan baik
Dalam tahapan ini pemimpin
rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud
dan tujuan diadakannya rapat.
2. Memastikan
setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin rapat
harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat
dilaksanakan dengan baik dan terstruktur.
3. Memastikan
anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu tujuan umum
rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah.
Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan
bahwa setiap
anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.
4. Memastikan
tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling umum
terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi
diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kewalahan, terlebih
jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki
kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai
pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara
kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan
sangat diperlukan.
5. Memaparkan
keputusan yang telah diambil
Jika sudah final maka
pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang
diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan
yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak
menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan
keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan
itu diambil.
Daftar pustaka
