Tugas 3 Softskill Komunikasi Bisnis

Perencanaan dan Persiapan Rapat

Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, biasanya kita menyebutnya dengan istilah 5W+1H, yaitu sebagai berikut :

- Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut. 
- What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat. 
- Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

- Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat. 
- When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan. 
- How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Adapun hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum memulai rapat adalah:

1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikan terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Susunan acara rapat tersebut harus sistematis.

2. Menentukan Peserta Rapat
Dari agenda rapat yang telah ditentukan maka dapat memastikan peserta rapat yang akan diundang. Setelah itu sekretaris mengkonsultasikan kembali kepada pimpinan rapat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat Undangan Rapat
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Waktu pengiriman undangan hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Undangan tersebut hendaknya dikirimkan satu minggu sebelum rapat dilaksanakan.

4. Membuat Daftar Hadir Rapat
Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti: konsumsi, kursi, serta sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

5. Mempersiapkan Bahan untuk Rapat
Bahan rapat yang perlu disiapkan berupa agenda rapat, notula/hasil rapat yang lalu, bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang harus dipersiapkan antara lain whiteboard, spidol, penghapus, flip chart, LCD proyektor, sound system, map, block note serta bolpoinnya, laptop atau komputer.

7. Mempersipkan Ruang Rapat
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam ruang rapat sebagai berikut : cahaya yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan luas ruangan, ventilasi udara yang sejuk agar ruangan tidak terlalu panas, pengaturan tempat duduk yang harus disesuaikan dengan jumlah peserta dan luas ruangan.

8. Akomodasi atau Penginapan
Bila rapat dilakukan lebih dari satu hari biasanya para peserta akan menginap pada suatu tempat, untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk penginapan.

9. Transportasi
Jika rapat tidak diadakan dalam kantor tentunya sekretaris harus mempersiapkan transportasi untuk peserta rapat.

10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah ditentukan.

A. Cara menyampaikan pendapat dalam rapat

1. Jadilah Pendengar yang Baik

Simak semua materi dan pembicaraan dalam rapat. Sebisa mungkin dengarkan setiap pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat. Dengan demikian anda dapat menyusun respon yang relevan dan tidak keluar dari topik bahasan rapat. Fokuslah terhadap rapat yang anda ikuti, agar anda tidak perlu bersikap pasif. Sikap aktif anda diharapkan dalam menjadi kontribusi yang baik dalam tujuan rapat.

2. Jangan Takut Untuk Menyampaikan Ide

Tak ada salahnya anda menyampaikan sebuah ide kreatif dalam rapat, namun tetap sesuaikan dengan alur topik dalam materi rapat. Jangan takut dan malu mengemukakan pendapat atau ide anda. Namun jangan sampaikan ide atau pendapat yang keluar jalur materi dalam rapat, atau bersifat abstrak.

3. Singkat, Padat, Jelas dan Berisi.

Gunakan gaya bicara yang menggunakan bahasa yang baik dan tidak bertele-tele. Sampaikan segala sesuatu dengan singkat, padat, jelas, berisi dan mudah dipahami oleh peserta rapat. Jangan berbicara terlalu cepat atau terlalu lirih, agar semua peserta rapat dapat mendengar yang anda sampaikan.

4.  Melatih dan Mengasah Kemampuan Diri

Semakin anda sering mengikuti rapat, maka anda semakin terbiasa menghadapi rapat. Maka anda dapat semakin melatih dan mengasah kemampuan diri untuk berbicara di dalam rapat khususnya, dan di depan orang banyak pada umumnya.

5. Kemampuan Mengendalikan Ego dan Emosi

Perdebatan atau perbedaan pendapat dapat terjadi dalam sebuah rapat. Usahakan agar anda mampu mengendalikan ego dan emosi dalam diri anda. Jangan mudah terpancing oleh suasana yang justru dapat menyudutkan anda atau orang lain. Perhatikan kesempatan yang tepat, kapan saat yang baik untuk membuka dan menyampaikan segala sesuatu yang ingin anda sampaikan dalam sebuah rapat. Dan cobalah untuk tetap dapat menghargai pendapat atau masukan dari orang lain.

Cara memimpin rapat yang baik

1. Membuka rapat dengan baik

Dalam tahapan ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan diadakannya rapat.

2. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik

Sebagai pemimpin rapat harus memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan terstruktur.

3. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat

Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan  

bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.

4. Memastikan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi

Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat pemimpin rapat kewalahan,  terlebih jika orang yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan.

5. Memaparkan keputusan yang telah diambil

Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil.

Daftar pustaka

http://www.bacaanpopuler.com/2017/10/perencanaan-dan-persiapan-rapat.html

http://fgbmfi.web.id/2013-07-06-04-08-39/artikel/marketplace/2764-tips-menyampaikan-pendapat-dalam-rapat-kantor

Read More

Tugas 2 Softskill Komunikasi Bisnis

Contoh Iklan

1.Iklan Bukalapak  

Bukalapak merupakan salah satu pasar  (online marketplace) terkemuka di Indonesia (biasa dikenal juga dengan jaringan tokodaring ) yang dimiliki dan dijalankan oleh PT. Bukalapak. Seperti halnya situs layanan jual - beli daring (online) dengan model bisnis customer-to-customer (C2C), Bukalapak menyediakan sarana penjualan dari konsumen-ke-konsumen di mana pun. Siapa pun bisa membuka toko daring untuk kemudian melayani calon pembeli dari seluruh Indonesia baik satuan ataupun dalam jumlah banyak. Pengguna perorangan ataupun perusahaan dapat membeli dan menjual produk, baik baru maupun bekas, seperti sepeda, ponsel, perlengkapan bayi, gawai (gadget), aksesori gawai, komputer, sabak (tablet), perlengkapan rumah tangga, busana, elektronik, dan lain-lain.

Bukalapak memiliki program memfasilitasi para UKM untuk melakukan transaksi jual beli secara online. mempermudah UKM dalam menjual produk-produk yang mereka miliki tanpa harus memiliki toko offline. Untuk yang telah memiliki toko offline, Bukalapak mengharapkan dengan adanya situs tersebut dapat membantu meningkatkan penjualan toko offline tersebut.

Bukalapak didirikan oleh Achmad Zaky pada awal tahun 2010 sebagai divisi agensi digital bernama Suitmedia^[2] yang berbasis di Jakarta. Namun, Bukalapak baru berstatus sebagai sebuah Perseroan Terbatas (PT) pada September 2011 dan dikelola oleh manajemen yang dipimpin oleh Achmad Zaky sebagai CEO (Chief Executive Office) dan Nugroho Herucahyono sebagai CTO (Chief Technology Officer)..

Pada bulan Maret 2014, Bukalapak mengumumkan investasi oleh Aucfan, IREP, 500 Startups, dan GREE Ventures.^[7] Tidak berselang lama dari pemberitaan tersebut, di tanggal 18 Maret 2014 Bukalapak pun meluncurkan aplikasi seluler untuk Android. Aplikasi yang dikenal dengan mobile Bukalapak tersebut diciptakan khusus untuk para penjual untuk mempermudah penjual dalam mengakses lapak dagangannya dan melakukan transaksinya melalui smartphone. Sejak pertama kali diluncurkan sampai dengan 3 Juli 2014, applikasi tersebut telah didownload oleh lebih dari 87 ribu user Bukalapak.

2. Iklan Vit (Air Mineral)

VIT adalah sebuah merek air minum dalam kemasan (AMDK) yang diproduksi oleh PT Tirta Investama di Indonesia. Mulai diproduksi sejak tanggal 16 November 1982 dan awalnya dimiliki oleh PT Varia Industri Tirta. Pada tanggal 17 Juli 1987 kepemilikan PT Varia Industri Tirta beralih kepada Tirto Utomo. Sebelas tahun kemudian, setelah melakukan merger dengan PT Varia Industri Tirta, PT Tirta Investama menjadi pemilik merek VIT

Sebagai salah satu merek air minum dalam kemasan (AMDK) di Indonesia, VIT meluncurkan logo baru sebagai bagian dari strategi untuk mengikuti dinamika pasar yang terus tumbuh di Indonesia. Selain itu, peluncuran logo baru ini sekaligus langkah perusahaan agar lebih relevan dengan konsumen, khususnya mereka yang sedang mengalami transisi kehidupan.

Selain meluncurkan kembali mereknya, VIT juga menampilkan slogan baru yang berbunyi 'Lepasin aja'. Slogan ini dimaknai sebagai ajakan untuk mengambil jeda sejenak di tengah tantangan hidup sehari-hari. Slogan ini ditujukan kepada kalangan anak muda yang berusia 20 tahun hingga 29 tahun.

3. Iklan Shampo Lifebuoy

William Hesketh Lever merupakan seseorang yang meluncurkan Mylintas-Lifebuoy pada tahun 1894 di Inggris sebagai sabun disinfektan.

Kemudian Lever berkembang di kawasan industri Bolton, Lancashire yang merupakan tipikal kota di Inggris pada era revolusi industri dimana ribuan penduduk yang tinggal di kawasan kumuh tersebut terserang wabah penyakit.

Wabah tifus, disentri dan penyakit kuning berjangkit dimana-mana dan angka kematian bayi sangat-sangat tinggi.

Lifebuoy shampoo adalah barang dari Unilever yang menyediakan 3 macam varian shampoo sesuai dengan kebutuhan anda:

1. Lifebuoy strong and shinny (ditujukan untuk membuat rambut lebih kuat dan berkilauan

2. Lifebuoy anti Dandruff (ditujukan untuk rambut yang ketombean)

3. Lifebuoy anti Hairfall (ditujukan yang mengalami rambut rontok)

https://id.wikipedia.org/wiki/Bukalapak

http://2112009aimeematulessy.blogspot.com/2015/04/lifebuoy-shampoo-keluarga-sejarah.html

http://www.beritasatu.com/ekonomi/483073-luncurkan-logo-baru-vit-bidik-segmen-anak-muda.html

Read More

Tugas 1 Softskill Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

Menurut Djoko Purwanto, “komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencangkup berbagai macam bentuk komunikasi, Baik itu verbal maupun non-verbal guna mecapai suatu tujuan tertentu.  Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui lisan dan tulisan. Sedangkan komunikasi non-verbal merupakan suatu proses komunikasi atau penyampaian pesan maupun informasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain tanpa adanya suatu ucapan atau kata – kata, akan tetapi caranya menggunakan gerakan atau  isyarat. Oleh karena itu, komunikasi bisnis lebih ditekankan pada komunikasi verbal.  

A.  Tujuan Komunikasi Bisnis

1. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi seputar dunia bisnis terhadap pihak lain.

2. Memberi Persuasi

Tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah memberikan pesuasi, Persuasi diberikan kepada pihak lain agar apa yang disampaikan bisa dipahami dengan benar.

3. Melakukan Kalaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kalaborasi atau kerja sama dengan pihak lain mempermudah seseorang dalam melakukan kerja bisnis.

B. Manfaat Komunikasi Bisnis

Manfaat komunikasi bisnis terbagi menjadi dua yaitu manfaat internal eksternal.

1.     Manfaat Eksternal

Menjalin komunikasi bisnis yang baik dengan pihak ketiga akan berdampak positif dengan keberhasilan bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarkat.

2.     Manfaat Internal

Komunikasi yang efektif di dalam perusahaan dapat menunjang karir eksekutif perusahaan. beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam mempromosikan suatu jenjang karir eksekutif supaya proses komunikasi berjalan dengan baik yaitu:

• Kemampuan manajemen

• Memiliki ambisi untuk maju

• Kepercayaan diri

• Kemampuan bekerja keras

• Kemampuan mengambil keputusan yang tepat

• Latar belakang akademis

• Kemampuan berkomunikasi efektif

• Berpenampilan menarik

C. Unsur Unsur Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam (6) unsur pokok, yaitu sebagai berikut :

1.     Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.

2.     Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.

3.     Gagasan, opini, informasi, dan instruksi, merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4.     Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka. Menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5.     Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6.     Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Komunikasi Bisnis Antara Perusahaan dengan Supplier

A.   SURAT PENAWARAN BARANG

Balunijuk 15 September 2014

Kepada Yth,

PT.  SUKA

Di – Pangkal Pinang

No       : 012/PNWRN/2014

Hal      :  Penawaran Barang

Lampr :  1 Berkas

Dengan Hormat,

Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Baskara Jaya  yang beralamat di Jl. UBB no 5 Balunijuk.  Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang aksesoris dan telah bekerjasama dengan berbagai perusahaan ternama di  kota - kota besar di Indonesia. Sesuai informasi yang kami peroleh, PT. Suka  adalah perusahaan yang menjual berbagai produk aksesoris yang sedang berkembang pesat dan membutuhkan pasokan aksesoris dengan harga bersaing

Sehubungan dengan hal itu kami bermaksud mengajukan penawaran untuk menjadi pemasok barang aksesoris di perusahaan yang Bapak kelola. Harapan kami penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua elah pihak. Sebagai bahan perbandingan silahkan Bapak lihat di lampiran yang berisikan daftar harga produk aksesoris yang kami sediakan. Jika perusahaan Bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan banyak terimakasih

Hormat Kami

PT. Baskara Jaya

Komunikasi Bisnis Antara Perusahaan dengan Investor

B.   SURAT PERMINTAAN INVESTASI

Nomor Surat :

Lampiran : Skema Investasi & Company Profile

Perihal : Penawaran Investasi

Kepada Yth.

Bpk. Ayub Idrus

Di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan hormat,

PT Bangun Persada Semesta merupakan salah satu perusahaan pengembang sektor properti sejak tahun 2009. Dimulai dari pengembangan rumah skala kecil dan menengah yaitu perumahan Puri Duren Asri 2, 3, 4, Perumahan Woodhill Residence, Perumahan Jatiasih Greenwood Residence, sampai dengan rumah dengan skala besar seperti Rumah 7@east bintaro dan Ruko Kalimalang Plaza.

Bersama surat penawaran ini kami dengan bangga akan mengelola Investasi Bpk. pada proyek- proyek kami yang On-Progress. Berikut Kami lampirkan skema investasi yang kami tawarkan.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Suryono Saputra, SP.

Direktur

Komunikasi Bisnis Antara Perusahaan dengan SDM

A.   SURAT PERINTAH ATASAN KEPADA BAWAHAN

No.16/645/DSta/DSSR/pg                                   PangkalPinang, 15 September 2014

Kepada

Aryadi Baskara K

Pangkal Pinang

           

 Perihal : Surat Perintah Kerja

           Dalam rangka kegiatan survey Bank Indonesia Tahin 2014 Kantor Perwakilan Bank Indonesia Wilayah VII, dengan ini menugaskan kepada Saudara untuk melakukakan pengumpulan data di lapangan dengan jumlah responden sebanyak 25 orang setiap bulan. Untuk pelaksanaan pengumpulan data tersebut, saudara wajib memenuhi persyaratan dan ketentuan sebagaimana yang terlampir dari Surat Perintah Kerja ( SPK ) ini.

Sebagai tanda persetujuan saudara, hendaknya saudara menandatangani tembusan SPK ini melalui Materai Rp.6.000 serta memaraf halaman lampiran dan mengembalikannya kepada kami selambat-lambatnya 3 hari setelah diterimanya surat ini.

Bilaman sesudah jangka waktu tersebut saudara tidak mengembalikan tembusan surat kepada kami, maka kami dapat membatalkan SPK ini.

 Demikian agar mendapat perhatian saudara.

KANTOR PERWAKILAN

BANK INDONESIA WILAYAH VII

Kepala Tim

Rosman

                                    Asisten Direktur

 DAFTAR REFERENSI

http://www.irmanfsp.com/2017/04/tujuan-dan-unsur-unsur-komunikasi-bisnis.html

http://groupof3.blogspot.co.id/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.html

https://docs.google.com/document/d/1BRdGD0v15Vq2hNYj3o0zIBR5V3xG-99v94TFd9YIZ6E/edit#heading=h.434jkpv6bjj

https://docs.google.com/document/d/1BRdGD0v15Vq2hNYj3o0zIBR5V3xG-99v94TFd9YIZ6E/edit#

Read More